Access 97 Básico

MOS, Abril 2001

 

El objetivo de este seminario es describir el programa de bases de datos Microsoft Access

1. Introducción a Access

Una base de datos es un conjunto de información relacionada con un asunto o con una finalidad, tal como el seguimiento de los pedidos de clientes o una colección de música. 
Access utiliza ficheros con extensión .MDB.

2. Ventana de base de datos

TABLAS = Aquí se guardan los datos de la base de datos, en una hoja de datos como de Excel. 
Las tablas organizan los datos en columnas (unidades de información llamadas CAMPOS) y filas (grupos de campos, denominados REGISTROS).

Atención: Cuidado con modificar los nombres o características de los campos, porque todo en la base de datos se basa en ellos y podría dejar de funcionar.

CONSULTAS = Las consultas sirven para agrupar campos de distintas tablas, hacer búsquedas o modificar datos. Atención: las consultas NO contienen datos, lo que muestran o modifican, pertenece a las tablas.

FORMULARIOS= Son utilizados para mostrar los datos en pantalla, poder introducir información y utilizar menús. Atención: No deben usarse para imprimir, para eso están los informes.

INFORMES= Sirven para presentar los datos en formato impreso. Como tiene control sobre el tamaño y el aspecto de todos los elementos de un informe, puede presentar la información en la forma que desee verla: formularios de una ficha (o registro) por página, tablas como de una hoja de cálculo, etiquetas...

Atención: en los informes no se puede introducir datos, para eso están los formularios.

MACROS y MÓDULOS= Esto es programación. Sirven para automatizar tareas, programar, asignar acciones a un botón...


3. Vistas

Según el tipo de documento con el que estemos trabajando (tabla, formulario, informe...) Access nos permite visualizarlo de varias formas:
Vista diseño: permite cambiar la apariencia del formulario o informe.
En el caso de la tabla, muestra el nombre y propiedades de los campos.
Vista preliminar : en un informe, presentación de la página a imprimir en pantalla
Vista formulario: en un formulario, listo para trabajar con él
Vista hoja de datos: en un formulario, muestra sus campos como en una tabla.


4. Utilidades importantes en las bases de datos

Compactar: Por cada pequeña modificación en los datos de la base de datos, ésta aumenta de tamaño desproporcionada e inútilmente por una mala reorganización de sus datos.
Al compactar la base de datos, se hace una copia de la misma y se reorganiza el espacio que ocupa en el disco. Así podemos reducir hasta la mitad el tamaño del fichero y asegurar su buen funcionamiento.
Podemos, y de hecho conviene, hacerlo a menudo.

Herramientas - Utilidades - Compactar Base de Datos
Herramientas - Utilidades - Reparar Base de Datos

Réplicas: Son copias de una base de datos, incluyendo sus tablas, consultas, formularios, informes, macros y módulos. Copias que, mediante la sincronización con otras copias o con la original, se actualizan mutuamente los datos.